Pour une raison ou une autre, il arrive que certains clients tardent à payer leurs factures. Dans ce cas, l’entreprise doit prendre urgemment les mesures idoines pour éviter de porter atteinte à sa santé financière ; il est judicieux de relancer ces derniers. Vous voulez sans doute savoir comment gérer la relance des clients. Ne décrochez donc pas, lisez cet article pour en savoir plus.
Comment automatiser le traitement des factures ?
Avant tout, il faut retenir que la relance des clients est une action commerciale qui consiste à recontacter un client pour l’amener à acheter un produit ou à payer ses factures. C’est donc un moyen de maintenir le contact et d’optimiser la relation client (fournisseur). Si par le passé le traitement des factures nécessitait l’intervention de l’homme, de nos jours les entreprises, comme le service du site GetYooz, peuvent l’automatiser grâce au développement de systèmes dédiés. En d’autres termes, elles peuvent programmer la gestion des factures de telle sorte qu’elle se fasse sans la participation de l’homme. Ce qui permet de minimiser le temps du traitement, les erreurs et le coût, et d’assurer la sécurité des données contrairement à la méthode manuelle.
Pour ce faire, il faut nécessairement mettre en place un logiciel de comptabilité. Vous pouvez choisir l’accès en mode SaS (depuis le cloud) ou l’installer sur le serveur de votre entreprise. En fonction de ses fonctionnalités, le système peut exécuter à votre place les différentes tâches du traitement, telles que classer automatiquement les factures par montants, délais, type de fournisseurs, etc.
Comment gérer la relance des clients ?
Une bonne communication entre une entreprise et ses clients est gage de confiance mutuelle et du succès de la marque. Cela passe aussi par une bonne planification de la relance des clients. À ce effet, il convient de mettre en place le dispositif de gestion des relances dès le démarrage des activités afin d’établir au plus tôt le contact avec les fournisseurs et suivre de très près le règlement des factures. Cependant, avant de rélancer les clients il faut procéder à l’examen des factures et les organisater idéalement à l’aide d’un système automatisé. L’objectif de cette démarche est de rendre le tri plus facile et d’établir prioritairement la liste des fournisseurs qui n’ont pas encore payé leurs factures. À cet effet, il est judicieux d’utiliser des logiciels dédiés au traitement des pièces comptables dans la mesure où la tâche est parfois ardue. Mais attention ! Lorsque vous automatisez la relance des clients, assurez-vous qu’il s’agit des personnes concernées par les impayés. Il faut aussi s’en tenir à un nombre raisonnable de relances, qu’il s’agisse d’appels téléphoniques ou emails.
Que faire en cas de factures impayées ?
En dépit des rélances, il n’est pas étonnant que certains fournisseurs ne répondent toujours pas, pour une raison ou une autre. Cela peut causer des problème à la trésorerie de l’entreprise. Dans ce cas, il convient de prendre les mesures qui s’imposent pour contraindre le client à régler sa facture. Ce que vous devez faire :
Tout d’abord, vous devez envoyer au concerné une mise en demeure. Ainsi, il est averti du délai supplémentaire que vous lui accordez pour s’acquitter de ce qu’il doit, faute de quoi, les procédures peuvent être lancées. Par ailleurs, pour compenser les éventuelles pertes liées au retard de paiement, vous avez le droit d’exiger une indemnité.
