Pour maximiser les profits et travailler efficacement, un bon chef de projet a souvent recours à différents outils. Ils permettent d’optimiser la gestion du temps, la répartition des tâches et la gestion des documents. Ces outils sont nombreux et existent sous forme de logiciels ou de méthodes. Pour vous aider à atteindre vos objectifs professionnels, on vous propose aujourd’hui les meilleurs outils pour la gestion du travail.
Trello : un gestionnaire de tâches en ligne
Cet outil se base sur la méthode de Kanban. En gros, vous devez créer un tableau, dont chaque colonne correspond à un projet. Vous devez ensuite y associer des « Cards », qui sont des éléments du projet. Ces cartes vont définir l’avancement du projet. Elles contiennent différentes informations : textes, images, pièces jointes, liens hypertextes…
Trello vous donne la possibilité de travailler ensemble sur différents projets à distance. A chaque modification apportée par les membres, les autres en seront notifiés. C’est un outil populaire dans la gestion de projet collaborative.
Les 5 M : une méthode de résolution de problèmes
Les 5 M sont une méthode, élaborée par l’ingénieur chimiste japonais Karou Ishikawa. Elle est utilisée pour identifier les causes possibles d’un problème. Pour mieux structurer ces différentes causes, on les divise en 5 grandes familles. Cette structuration permet aux équipes chargées de l’analyse des causes de résoudre les problèmes plus facilement.
Il faut noter que les 5 M sont utilisés après un remue-méninge pour trier et arranger les idées. En effet, cet outil de résolution identifie la source du dysfonctionnement pour trouver la solution la plus adéquate. En plus de l’analyse des causes racines, les 5M permettent aussi d’étudier les autres causes potentielles qui risquent d’aboutir au même problème à l’avenir.
Une représentation graphique de cause à effet en arêtes de poisson repose sur les 5 M suivants :
- Milieu: un environnement non propice
- Main-d’oeuvre: manque de compétences, une mauvaise communication entre les collaborateurs
- Matières: des pièces et des fournitures de mauvaise qualité
- Méthodes: une mauvaise procédure ou un mode opératoire infructueux
- Matériel/machine: des problèmes au niveau des réglages, des outillages ou encore du logiciel de la machine
Après l’identification des causes fondamentales, il convient de déterminer les sous-causes. L’animateur du groupe doit se montrer objectif durant le brainstorming car c’est la meilleure façon de résoudre les problèmes identifiés. La méthodologie de résolution des problèmes 5M a déjà fait ses preuves maintes fois.
C’est un outil de gestion des risques de qualité. Les diagrammes sur les causes et les effets peuvent être utilisés pour différents projets, comme un lean. Pour compléter cette méthode lors des séances de remue-méninges, vous pouvez aussi utiliser la méthode des 5 pourquoi. Elle permet d’affiner les causes probables d’un problème.
Planzone : un logiciel de gestion collaborative
Planzone fait partie des outils de qualité pour faciliter la gestion des projets les plus complexes, en permettant aux collaborateurs d’échanger plus facilement. L’outil vous offre la possibilité de créer une liste de tâches et d’y associer un document unique ou un commentaire. Vous pourrez ensuite assigner ces tâches aux membres de l’équipe.
L’enchaînement et l’évolution du projet peuvent être suivis sur un exemple de diagramme de Gantt. Planzone permet aussi le contrôle qualité en proposant un planning d’équipe pour que chaque collaborateur puisse se renseigner sur le travail fourni pour chaque activité. C’est un outil intuitif qui possède différentes fonctionnalités pour planifier un projet.
Aussi, que ce soit pour la recherche des causes principales d’un problème, l’analyse des risques ou la gestion intégrale d’un projet, de nombreux outils sont disponibles gratuitement ou moyennant un abonnement. Le chef de projet peut choisir celui qui convient le mieux à ses objectifs.
