Le monde du travail est depuis quelque temps entré dans une ère totalement différente. Le travail en entreprise a connu bien des changements avec l’ère de la télécommunication et des innovations informatiques. À cause des avancées technologiques et d’internet, la collaboration dans et pour une entreprise revêt un tout autre aspect et tend à se gérer à distance et en ligne.
D’autant plus que ces dernières années, le télétravail, le flex office ou le concept du coworking ont pris du terrain. Ainsi, les entreprises ont été amenées à se réorganiser et s’adapter.
Les outils collaboratifs en entreprise, que sont-ils ?
On parle d’outils collaboratifs entreprise quand on parle des différents moyens utilisés actuellement pour aider les équipes à échanger à distance sur le travail, à travailler ensemble malgré la distance. Ils sont surtout destinés à mieux organiser le travail coopératif, à établir une connexion permanente entre tous les collaborateurs des équipes distantes. Les outils collaboratifs d’entreprise visent surtout à améliorer la qualité du travail, à gagner en rapidité et en résultats, et à faciliter toutes les tâches de chacun. Figurent parmi les outils les plus fréquents :
- Gmail et la messagerie instantanée, qui permettent de s’envoyer et d’échanger des messages en temps réel ;
- La fonction Révision de Word, qui permet à une équipe séparée de travailler ensemble sur un même document au même moment. Chacun peut envoyer des commentaires ou effectuer des commentaires sur le document ;
- Les outils « Knowledge management », tels que les annuaires ou les listes de diffusion ;
- Et les outils « Workflow », tels que l’agenda ou le gestionnaire de tâches en réseau, et qui sont des outils de synchronisation arrivé dernièrement.
- La visioconférence qui permet aux collaborateurs de se réunir et de se voir en vidéo, quel que soit l’endroit d’où ils travaillent.
Les enjeux et les avantages de l’utilisation des outils collaboratifs en entreprise
Ce n’est pas pour suivre la tendance ou le cours du temps que les entreprises et les organismes, petits ou grands, adoptent le recours aux outils collaboratifs en entreprise. Il y a très exactement quelques bonnes raisons et des objectifs précis.
- Tout d’abord, il y a une amélioration considérable de la productivité ;
- Les équipes réagissent et opèrent plus vite, elles gagnent aussi en performance et communiquent mieux entre elles ;
- Être orchestrés par les outils collaboratifs aident les collaborateurs à avoir plus de cohésion et d’esprit d’équipe ;
- Et enfin, le travail à distance se gère de la meilleure façon possible… Ce sont quelques exemples des nombreux avantages de l’utilisation des outils collaboratifs, mais il a encore des enjeux non moins importants qui se prennent en considération.
Enfin, pour terminer, juste quelques mots sur ce qui pourrait former un blocage ou une entrave à l’utilisation des outils collaboratifs dans les entreprises. En général, ce qu’il y a craindre, ce sont les éventuelles pertes de données ou actes de piratage qui pourraient endommager les systèmes ou affecter les données. Ce qu’il faut prioriser alors, ce sont les systèmes de protection et les précautions. Renforcer la sécurisation des accès et utiliser des antivirus, entre autres.
Une autre point sur lequel il faut faire attention aussi, c’est la tendance à s’ignorer ou à s’enfermer qui pourrait survenir si les contacts directs venaient à trop manquer au sein des équipes. La cohésion des équipes, c’est ce qui fait tourner l’entreprise, il ne faut pas l’oublier aussi.
