La messagerie est devenue le premier outil de communication, dans les entreprises, tous les échanges se font par mail. Pour garder son professionnalisme dans les altercations, la signature de mail est devenue un critère très important dans le business. Nous allons voir ci-après ses intérêts pour un professionnel et les astuces pour qu’elle soit pertinente et efficace.
Qu’est-ce qu’une signature de mail ?
La plupart des interactions se font sur Internet, que ce soit dans le monde professionnel ou dans notre vie de tous les jours. Généralement, les échanges se font par mail, pour ne pas se perdre dans les nombreux mails qu’on reçoit quotidiennement, il y a ce qu’on appelle « une signature de mail », elle se place à la fin du courriel. Ce sera, en premier, le moyen d’identification entre les interlocuteurs, grâce à cette signature, le destinataire pourra authentifier facilement l’expéditeur. En résumé, c’est l’élément pour avoir des informations sur la source d’un courrier électronique.
Quelles sont les données qu’il faut inclure dans la signature mail ?
Vu qu’il s’agit d’un outil d’authentification, les premiers contenus d’une signature de mail sont les données d’identification du propriétaire de la boite mail, votre nom et prénom. Mais surtout les informations que vous souhaitez surligner, par exemple, pour les professionnels, elle doit contenir : le nom et les coordonnées de contact de l’entreprise, mais aussi, l’emplacement ou la résidence de celle-ci ; lien vers leur site internet ou réseaux sociaux, et le logo de l’entreprise. Elle a pour objectif de mettre en lumière les informations qui peuvent contribuer au développement de l’entreprise.
Quels sont les intérêts d’une signature mail pour les professionnels
Le mail est l’outil principal de communication au sein d’une société. En premier lieu, une signature de mail va donner une image assez professionnelle pour votre société.
Puisqu’on a dit que la signature, mail est un moyen d’authentification, elle peut être un facteur pour rappeler la fonction de chacun au sein de la structure, surtout qu’il arrive souvent que les collaborateurs ne se connaissent pas tous dans les grosses boîtes.
L’entreprise peut l’utiliser aussi comme image de marque dans le sens où les collaborateurs peuvent se certifier avec seulement la signature de sa boite mail. Il convient donc d’uniformiser les signatures de tous les collaborateurs, surtout pour les organisations qui entrent en contact direct avec les prospects et les clients.
En effet, elle est aussi un outil marketing, car il faut savoir qu’elle peut contenir un lien hypertexte, vous pouvez y intégrer un « call to action » ou appel à l’action, ce dernier peut être un lien de redirection vers votre site par exemple ou autre action qui va contribuer à propulser les activités de l’entreprise.
La visibilité de la signature mail
Il est primordial de s’assurer qu’elle soit visible par tous, qu’importe le type de l’adresse mail du destinataire. À savoir que certaines adresses Outlook ou même Gmail n’affichent pas les signatures mail.
Aussi, il est essentiel de savoir que l’interlocuteur peut utiliser un ordinateur comme un smartphone pour consulter ses mails. Donc la signature doit avoir le même aspect depuis ces deux types d’appareils. Surtout si vous voulez mettre des logos, prêtez attention à ce détail pour éviter que l’affichage change en fonction du support de lecture.
Si on regarde des exemples de signataire de mail, le format HTML est recommandé par rapport au format image, il ne risque pas de changer étant donné que c’est le format universel supporté par l’ensemble des messageries. Il est tout à fait personnalisable, et il va donner une apparence plus professionnelle à votre signature.
On a vu qu’il s’agit d’un outil d’identification et de communication e-marketing vu qu’il contient des informations importantes sur l’expéditeur. Elle peut donc véhiculer une image de marque. Par conséquent, il est important qu’elle soit pertinente dans son contenu, et percutante par son aspect.
